Varovanje podatkov in zasebnost

Varovanje podatkov in zasebnost

Varovanje podatkov in zasebnost

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

VALENTE & VALMAGO d.o.o., Družba za poslovne storitve
Šmarska cesta 4F
6000 Koper - Capodistria
Matična številka: 5611962000
Davčna številka: SI90465504
E-pošta: info@valmago.si
Telefon: 05/625-19-00
Spletna stran: https://b2b.valmago.si/

V nadaljevanju: upravljavec, prodajalec ali VALMAGO.

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, za katere namene jih uporabljamo, na kateri pravni podlagi jih obdelujemo, komu jih lahko posredujemo, koliko časa jih hranimo ter katere pravice imajo posamezniki v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Spletna trgovina VALMAGO B2B je namenjena predvsem poslovnim kupcem. Kljub temu se pri uporabi spletne trgovine lahko obdelujejo osebni podatki posameznikov, predvsem kontaktnih oseb, zaposlenih, zastopnikov, pooblaščenih oseb, uporabnikov spletne trgovine in drugih oseb, ki komunicirajo z nami.

2. Katere osebne podatke zbiramo

V okviru uporabe spletne trgovine, registracije, naročanja, dostave, reklamacij in komunikacije lahko obdelujemo naslednje vrste osebnih podatkov:

• ime in priimek kontaktne osebe,
• naziv podjetja oziroma poslovnega subjekta,
• funkcijo ali delovno mesto kontaktne osebe,
• e-poštni naslov,
• telefonsko številko,
• naslov za dostavo ali prevzem,
• podatke za izdajo računa,
• davčno številko oziroma ID za DDV podjetja,
• matično številko podjetja,
• uporabniško ime in podatke o uporabniškem računu,
• zgodovino naročil,
• podatke o ponudbah, računih, dobavnicah, reklamacijah in vračilih,
• komunikacijo prek e-pošte, telefona, spletnih obrazcev ali drugih kanalov,
• IP naslov,
• podatke o napravi, brskalniku in uporabi spletne strani,
• podatke, pridobljene prek piškotkov in podobnih tehnologij, kadar je to dovoljeno.

Ne zbiramo posebnih vrst osebnih podatkov, kot so zdravstveni podatki, politična prepričanja, versko prepričanje, biometrični podatki ali drugi občutljivi osebni podatki, razen če bi bilo to izjemoma nujno zaradi izpolnitve zakonske obveznosti ali uveljavljanja pravnih zahtevkov.

3. Nameni obdelave osebnih podatkov

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

3.1 Registracija in upravljanje uporabniškega računa

Podatke obdelujemo za vzpostavitev, preverjanje, odobritev in upravljanje uporabniškega računa v spletni trgovini VALMAGO B2B.

To vključuje preverjanje poslovnega subjekta, dodelitev dostopa, urejanje uporabniških pravic, komunikacijo z uporabnikom in zagotavljanje varne uporabe spletne trgovine.

3.2 Obdelava naročil in izvedba prodaje

Podatke obdelujemo za sprejem, obdelavo, potrditev in izvedbo naročil, pripravo ponudb, predračunov, računov, dobavnic, prevzemnih dokumentov in drugih dokumentov, potrebnih za izvedbo prodaje.

3.3 Dostava in prevzem blaga

Podatke obdelujemo za organizacijo dostave, prevzema blaga, obveščanje o statusu naročila, usklajevanje dobavnih rokov in komunikacijo s kupcem ali prevoznikom.

3.4 Plačila, računovodstvo in izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Podatke obdelujemo za izdajo računov, vodenje poslovnih knjig, evidentiranje plačil, izterjavo zapadlih obveznosti, davčne namene in izpolnjevanje drugih zakonskih obveznosti.

3.5 Reklamacije, vračila in garancijski postopki

Podatke obdelujemo za obravnavo reklamacij, vračil, garancijskih zahtevkov, servisnih zahtevkov, tehnične podpore in reševanje morebitnih sporov.

3.6 Komunikacija s kupci in uporabniki

Podatke obdelujemo za odgovarjanje na vprašanja, pripravo ponudb, pošiljanje obvestil o naročilih, urejanje poslovnega sodelovanja in drugo komunikacijo, povezano z našimi izdelki in storitvami.

3.7 Neposredno trženje in obveščanje

Kontaktne podatke lahko uporabljamo za pošiljanje obvestil o novostih, akcijah, tehničnih informacijah, spremembah cenikov, novih izdelkih, dogodkih in drugih poslovnih informacijah, kadar imamo za to ustrezno pravno podlago.

Prejemnik se lahko od prejemanja takšnih obvestil kadarkoli odjavi prek povezave v sporočilu ali z obvestilom na e-poštni naslov info@valmago.si.

3.8 Varnost spletne strani in preprečevanje zlorab

Podatke obdelujemo za zagotavljanje varnosti spletne trgovine, preprečevanje nepooblaščenih dostopov, zaznavanje tehničnih napak, preprečevanje zlorab, zaščito informacijskega sistema in varovanje pravic upravljavca, uporabnikov ter tretjih oseb.

3.9 Analitika in izboljšanje uporabniške izkušnje

Podatke o uporabi spletne strani lahko obdelujemo za analizo obiskanosti, delovanja spletne trgovine, izboljšanje uporabniške izkušnje, optimizacijo vsebin in tehnično vzdrževanje spletnega mesta. Kadar je za to potrebna privolitev, se takšna obdelava izvaja samo na podlagi privolitve uporabnika.

4. Pravne podlage za obdelavo

Osebne podatke obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

• izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, kadar obdelujemo podatke za registracijo, pripravo ponudbe, obdelavo naročila, dostavo, plačilo ali reševanje reklamacije;
• zakonska obveznost, kadar moramo podatke hraniti ali obdelovati zaradi davčnih, računovodskih, gospodarskih, arhivskih ali drugih predpisov;
• zakoniti interes, kadar obdelujemo podatke za varnost sistema, preprečevanje zlorab, neposredno poslovno komunikacijo, izterjavo, obrambo pred zahtevki, izboljšanje storitev ali zaščito poslovanja;
• privolitev, kadar je ta potrebna za pošiljanje določenih tržnih sporočil, uporabo nenujnih piškotkov ali druge obdelave, ki se izvajajo samo na podlagi soglasja posameznika.

Kadar obdelava temelji na privolitvi, lahko posameznik privolitev kadarkoli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je izvajala pred preklicem.

5. Uporabniki osebnih podatkov

Osebne podatke lahko posredujemo samo tistim osebam in organizacijam, ki jih potrebujejo za izvedbo določenega namena obdelave.

To so lahko:

• zaposleni in pooblaščene osebe upravljavca,
• računovodski servis,
• ponudniki informacijske podpore in vzdrževanja spletne trgovine,
• ponudniki gostovanja spletne strani in strežniške infrastrukture,
• ponudniki ERP, CRM ali drugih poslovnih informacijskih sistemov,
• dostavne službe, prevozniki in logistični partnerji,
• banke in ponudniki plačilnih storitev,
• zunanji pravni, davčni ali poslovni svetovalci,
• serviserji, proizvajalci ali dobavitelji, kadar je to potrebno za reševanje reklamacij, garancij ali tehničnih vprašanj,
• državni organi, sodišča, inšpekcijski organi ali druge pooblaščene institucije, kadar to zahteva zakon.

Z obdelovalci osebnih podatkov imamo sklenjene ustrezne pogodbe ali dogovore, kadar je to potrebno po veljavni zakonodaji.

6. Prenos osebnih podatkov v tretje države

Osebnih podatkov praviloma ne prenašamo v države zunaj Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora.

Če bi pri uporabi določenih informacijskih, analitičnih, komunikacijskih ali drugih storitev prišlo do prenosa osebnih podatkov v tretje države, bomo zagotovili ustrezne zaščitne ukrepe v skladu z veljavno zakonodajo, na primer uporabo standardnih pogodbenih klavzul, preverjanje ustreznosti varstva ali drugo ustrezno pravno podlago.

7. Hramba osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi.

Okvirni roki hrambe so:

• podatki o uporabniškem računu: dokler je uporabniški račun aktiven oziroma do izbrisa računa, če ne obstaja druga pravna podlaga za nadaljnjo hrambo;
• podatki o naročilih, računih in poslovni dokumentaciji: skladno z davčnimi, računovodskimi in drugimi predpisi;
• podatki o reklamacijah, vračilih in garancijah: do zaključka postopka oziroma do izteka rokov za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• komunikacija s kupci: dokler je potrebna za namen komunikacije oziroma poslovnega sodelovanja;
• podatki za neposredno trženje: do odjave, preklica privolitve ali ugovora posameznika;
• podatki, zbrani prek piškotkov: skladno z roki, določenimi v politiki piškotkov oziroma nastavitvah piškotkov.

Po poteku rokov hrambe osebne podatke izbrišemo, anonimiziramo ali drugače ustrezno zaščitimo, razen če obstaja druga zakonita podlaga za nadaljnjo hrambo.

8. Pravice posameznikov

Posameznik ima v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

• pravico do dostopa do osebnih podatkov,
• pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
• pravico do izbrisa osebnih podatkov,
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do ugovora obdelavi,
• pravico do prenosljivosti podatkov, kadar je to uporabljivo,
• pravico do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi,
• pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

Zahtevo lahko posameznik pošlje na e-poštni naslov: info@valmago.si.

Zaradi varstva osebnih podatkov lahko pred obravnavo zahteve zahtevamo dodatne informacije za preverjanje identitete vlagatelja zahteve.

Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in v rokih, ki jih določa veljavna zakonodaja.

9. Pritožba pri nadzornem organu

Če posameznik meni, da obdelava njegovih osebnih podatkov krši veljavno zakonodajo, ima pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: https://www.ip-rs.si/

10. Varnost osebnih podatkov

Upravljavec izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, uničenjem, spremembo, razkritjem ali drugo nedovoljeno obdelavo.

Ukrepi lahko vključujejo:

• omejen dostop do osebnih podatkov,
• uporabo uporabniških imen in gesel,
• varovanje informacijskih sistemov,
• redno posodabljanje programske opreme,
• nadzor dostopov,
• varnostne kopije,
• pogodbeno ureditev razmerij z obdelovalci,
• usposabljanje oseb, ki obdelujejo osebne podatke,
• druge primerne organizacijske in tehnične ukrepe.

Kljub izvajanju varnostnih ukrepov popolne varnosti prenosa podatkov prek interneta ni mogoče zagotoviti. Uporabniki so dolžni tudi sami skrbeti za varnost svojih dostopnih podatkov, uporabniških imen, gesel in naprav.

11. Piškotki in podobne tehnologije

Spletna trgovina uporablja piškotke in podobne tehnologije za zagotavljanje delovanja spletne strani, prijavo uporabnikov, delovanje košarice, analitiko, izboljšanje uporabniške izkušnje in druge namene.

Piškotki se lahko delijo na:

• nujne piškotke, ki so potrebni za delovanje spletne strani in spletne trgovine;
• analitične piškotke, ki omogočajo analizo uporabe spletnega mesta;
• funkcionalne piškotke, ki omogočajo dodatne funkcionalnosti in prilagoditve;
• oglaševalske ali trženjske piškotke, če se uporabljajo za prikazovanje prilagojenih vsebin ali oglasov.

Nujni piškotki se lahko uporabljajo brez privolitve, ker so potrebni za delovanje spletne strani. Za uporabo nenujnih piškotkov se zahteva privolitev uporabnika, kadar tako določajo veljavni predpisi.

Uporabnik lahko nastavitve piškotkov kadarkoli spremeni v nastavitvah piškotkov na spletni strani ali v nastavitvah svojega brskalnika.

Podrobnejši seznam piškotkov, njihovi nameni, ponudniki in roki trajanja so navedeni v Politiki piškotkov.

12. Komercialna elektronska sporočila

Uporabnikom in poslovnim kontaktom lahko pošiljamo komercialna elektronska sporočila, kadar imamo za to ustrezno pravno podlago.

Sporočila lahko vključujejo obvestila o ponudbi, novostih, spremembah cenikov, akcijah, tehničnih informacijah, dogodkih, katalogih, novih dobaviteljih ali drugih poslovnih vsebinah.

Prejemnik se lahko kadarkoli odjavi od prejemanja komercialnih sporočil prek povezave v sporočilu ali s sporočilom na e-poštni naslov info@valmago.si.

13. Povezave do drugih spletnih strani

Spletna trgovina lahko vsebuje povezave do spletnih strani tretjih oseb, na primer proizvajalcev, dobaviteljev, tehnične dokumentacije ali drugih zunanjih virov.

Upravljavec ne odgovarja za delovanje, vsebino ali politiko zasebnosti zunanjih spletnih strani. Uporabnikom priporočamo, da se pred uporabo zunanjih spletnih strani seznanijo z njihovimi pogoji uporabe in politiko zasebnosti.

14. Spremembe politike zasebnosti

Upravljavec si pridržuje pravico do spremembe te politike zasebnosti.

Spremembe začnejo veljati z dnem objave na spletni strani, razen če je določeno drugače. Veljavna različica politike zasebnosti je vedno objavljena na spletni strani https://b2b.valmago.si/.

15. Končne določbe

Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov se lahko obrnete na:

VALENTE & VALMAGO d.o.o.
E-pošta: info@valmago.si
Telefon: 05/625-19-00

Zadnja posodobitev: 6.7.2026